Minął ponad rok od daty opublikowania nowej normy ISO 45001:2018 (12 marca 2018) dotyczącej systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, wykorzystywanych do realizacji polityki BHP organizacji. Firmy, które zostały certyfikowane zgodnie ze starymi normami, muszą do 2021 roku uzyskać certyfikat zgodnie z nową normą ISO 45001. Obecnie znajdujemy się w okresie przejściowym do dnia 11 marca 2021, kiedy to wszystkie certyfikaty (PN-N 18001:2004, BS OHSAS 18001:2007) zachowują ważność. Po tym terminie obowiązywać będą jedynie certyfikaty ISO 45001:2018.

Niektóre organizacje zdołały już wdrożyć wymagania nowej normy i zmodyfikować funkcjonowanie systemów zarządzania. Z kolei jednostki certyfikujące zweryfikowały procesy i zapewniły niezbędne zasoby, aby uzyskać gotowość do prowadzenia certyfikacji w zakresie ISO 45001:2018.

ZASADY PRZEJŚCIA NA ISO 45001:2018 Z BS OHSAS 18001:2007

Zasady przejścia certyfikacji na nowy standard zostały zawarte w dokumencie obowiązkowym wydanym przez International Accreditation Forum (IAF MD 21:2018) zatytułowanym „Wymagania dotyczące przejścia z normy OHSAS 18001:2007 na normę ISO 45001:2018”, obowiązującym od marca 2018 roku. Zgodnie z tym dokumentem, wymagania dotyczące przejścia mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do przejścia z normy OHSAS 18001:2007 na normę ISO 45001:2018 dokonywanego przez tę samą jednostkę certyfikującą.

International Accreditation Forum, OHSAS Project Group oraz International Organization for Standardization ustaliły trzyletni okres przejścia od daty publikacji normy ISO 45001:2018 do dnia 11 marca 2021, kiedy to wszystkie certyfikaty (PN-N-18001:2004, BS OHSAS 18001:2007) zachowują ważność. Po tym terminie obowiązywać będą jedynie certyfikaty ISO 45001:2018. Jednostki certyfikujące mogą prowadzić działania związane z migracją podczas rutynowego nadzoru, audytu ponownej certyfikacji lub audytu specjalnego. W przypadkach gdy audyty przejścia przeprowadzane są w połączeniu z planowanym nadzorem lub ponowną certyfikacją, wymagane jest, aby uwzględnić co najmniej jeden dodatkowy audytodzień w celu objęcia audytem obecnych oraz nowych wymagań wynikających z ISO 45001:2018.

WARIANTY PRZEJŚCIA NA ISO 45001:2018 W TÜV RHEINLAND POLSKA

2 sierpnia 2018 roku, Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) udzieliło Jednostce TÜV Rheinland Cert akredytacji do certyfikowania systemów zarządzania na zgodność z DIN (Deutsches Institut für Normung) ISO 45001:2018, umożliwiając tym samym prowadzenie certyfikacji w oparciu o wymagania nowego standardu. W związku z tym faktem przejście na normę ISO 45001:2018 w Jednostce Certyfikującej TÜV Rheinland Polska, w trakcie audytu nadzoru lub audytu ponownej certyfikacji, będzie możliwe z normy BS OHSAS 18001:2007 w akredytacji DAkkS. W zależności od certyfikatu posiadanego przez organizację oraz etapu cyklu certyfikacyjnego, Jednostka Certyfikująca TÜV Rheinland Polska zapewni dobór odpowiedniego modelu przejścia - w myśl zasady „ekwifinalności” obowiązującej w zarządzaniu, a stanowiącej, że zamierzone rezultaty mogą zostać osiągnięte w różny sposób.

Wariant pierwszy dotyczy organizacji posiadających certyfikat BS OHSAS 18001:2007 wydany w akredytacji DAkkS. Migracja będzie możliwa na podstawie bezpośredniego audytu przejścia na dowolnym etapie cyklu certyfikacji. W jego trakcie zostanie oceniona zgodność systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy z wymaganiami standardu ISO 45001:2018.

Wariant drugi dedykowany jest podmiotom, które uzyskały certyfikat wydany na zgodność z normą BS OHSAS 18001:2007 w akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji (PCA). W tym przypadku Jednostka Certyfikująca TÜV Rheinland Polska przeprowadzi „transfer audytu” z uwzględnieniem oceny dokumentacji systemu zarządzania BHP. Po uzyskaniu pozytywnego wyniku audytu zostanie wydany bezpłatnie certyfikat BS OHSAS 18001:2007 w akredytacji DAkkS. Następnie, niezależnie od etapu cyklu certyfikacji, audytorzy zweryfikują zgodność systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy organizacji z wymaganiami ISO 45001:2018 w ramach audytu przejścia.

Trzeci model migracji na nowy standard przewidziany został dla klientów dysponujących certyfikatem zgodnym z wymogami Polskiej Normy PN-N-18001:2004. W tym przypadku należy przeprowadzić jednoczesną certyfikację norm PN-N-18001:2004 oraz BS OHSAS 18001:2007 w akredytacji wydanej przez PCA. Certyfikacja może nastąpić na dowolnym etapie, jednakże nakład zostanie powiększony o 10%. Ważną informacją, którą należy uwzględnić celem przygotowania do audytu na równoczesną certyfikację (PN-N-18001:2004 i BS OHSAS 18001:2007) jest konieczność zweryfikowania dwóch kwestii. Po pierwsze, czy organizacja posiada udokumentowaną ocenę zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi (norma PN-N-18001:2004 nie wymaga formy udokumentowanej) oraz po drugie, jakie jest podejście do osób zewnętrznych, przebywających na terenie organizacji (odniesienie nie tylko do podwykonawców, ale wszystkich osób zewnętrznych).

Wymagane jest również przeprowadzenie przeglądu zarządzania uwzględniającego wytyczne normy OHSAS 18001:2007. Dalsze kroki migracji podobne są do występujących we wcześniejszych wariantach. To znaczy, po uzyskaniu pozytywnego wyniku audytu, TÜV Rheinland Polska wyda bezpłatnie certyfikat BS OHSAS 18001:2007 w akredytacji DAkkS, a następnie przeprowadzi audyt przejścia na zgodność z wymaganiami nowego standardu. Należy jednak nadmienić, że proces certyfikacji, o którym mowa powyżej, można przeprowadzić jedynie w ciągu dwóch audytów. Na przykład, w roku 2019 równoczesna certyfikacja systemów na zgodność z normami PN-N-18001:2004 oraz BS OHSAS 18001:2007 (PCA), a w roku 2020 migracja certyfikacji na normę ISO 45001:2018. Ostatni wariant odnosi się do bezpośredniego przejścia z normy PN-N-18001:2004, który wiązać się będzie z wyższymi kosztami certyfikacji. Migracja odbędzie się w oparciu o jednoetapowy audyt certyfikujący (z pominięciem pierwszego etapu) z nakładem odpowiadającym nakładowi ponownej certyfikacji.

Co istotne - w każdym z przedstawionych powyżej przypadków, organizacja zobowiązana jest do samodzielnej oceny zgodności systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy z aktualnymi wymaganiami normy ISO 45001:2018, na przykład poprzez audyty wewnętrzne.

POLSKA NORMA PN-ISO 45001

Jednostka Certyfikująca TÜV Rheinland Polska, jako członek Komitetu Technicznego ds. Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy przy Polskim Komitecie Normalizacyjnym, bierze aktywny udział w opracowaniu polskiej wersji normy ISO 45001:2018. W kwietniu 2019 zostały zakończone prace nad projektem roboczym PN-ISO 45001. Oficjalna, polska wersja normy ISO 45001 została opublikowana przez PKN w dniu 1 sierpnia 2019 roku.

ŹRÓDŁA:

• „International Standard ISO 45001. Occupational health and safety management systems – Requirements with guidance for use”;
• „Wymagania dotyczące przejścia z normy OHSAS 18001:2007 na normę ISO 45001:2018”;
• www.pkn.pl.