Producenci, przetwórcy, firmy transportowe wreszcie sprzedawcy i konsumenci budują złożony organizm, o zróżnicowanych potrzebach, oczekiwaniach i możliwościach. Dotyczą one przede wszystkim jakości wyrobów lub usług oraz ich wartości. Zgodność wyrobu lub usługi z zamówieniem, korzystna cena, terminowa dostawa – to kryteria zazwyczaj decydujące o powodzeniu kontraktu. Jednak od dłuższego czasu obserwujemy wzrost znaczenia warunków poza jakościowych. Ochrona środowiska naturalnego, etyka biznesu, poszanowanie praw pracowniczych to sprawy do których coraz większą wagę przywiązują przedsiębiorstwa społecznie odpowiedzialne i świadomi konsumenci.

Wymagania dotyczące społecznej odpowiedzialności mogą przybrać różnorodne formy. Najczęściej mamy do czynienia ze zobowiązaniem dostawcy do przystąpienia do jednej z inicjatyw na rzecz odpowiedzialności społecznej, takich jak np. inicjatywa na rzecz sprawiedliwego handlu (Ethical Trade Initiative) i związana z nią platforma SEDEX (Supplier Ethical Data Exchange) lub Business Social Compliance Initiative, albo do przestrzegania własnego kodeksu dla dostawców. Trudno jednoznacznie stwierdzić, ile takich kodeksów dziś funkcjonuje. Oprócz projektów o charakterze ogólnym zawarto szereg porozumień o charakterze branżowym. Dla przykładu można wymienić Kodeks Postępowania EICC, obowiązujący w branży elektronicznej albo Kodeks Postępowania CECED, obowiązujący w branży artykułów gospodarstwa domowego. Zróżnicowanie kodeksów może rodzić dodatkowe utrudnienia dla tych z przedsiębiorców np. z branży produkcji opakowań, którzy dostarczają swoje wyroby do kilku odbiorców z różnych branż. W większości jednak wymagania kodeksów są zbliżone do siebie i odnoszą się do powszechnie akceptowanych praw wynikających z konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz z Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka.

Co regulują kodeksy dostawców

Do głównych punktów tych kodeksów należy zaliczyć: dobrowolność zatrudnienia oraz uregulowanie stosunku pracy, wolność zrzeszania się i prawo do negocjacji zbiorowych, zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, godziwą płacę, tzn. wystarczającą dla zaspokojenia potrzeb socjalnych i zapewniającą niejaką nadwyżkę pozwalającą na zgromadzenie oszczędności, odpowiedni czas pracy, w którym nadgodziny nie będą stanowiły regularnej formy organizacji pracy i będą stosowanie wynagradzane, zakaz dyskryminacji pracowników oraz niegodnego traktowania. Dodatkowe wymagania, w zależności od kodeksu, mogą odnosić się m.in. do ochrony środowiska naturalnego oraz wolnych od korupcji praktyk biznesowych. Ponadto spotyka się również wymagania dotyczące nadzoru nad dostawcami, czyli, w skrócie ujmując, przeniesienia wymagań kodeksowych na niższe poziomy łańcucha dostaw.

Czemu służą dodatkowe wymagania

Nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie dlaczego przedsiębiorstwa decydują się na wprowadzenie dodatkowych wymagań poza jakościowych. Dla niektórych główną motywacją mogą stanowić względy wizerunkowe, szczególnie ważne w branży FMCG, wrażliwej na opinie konsumentów. Chociaż ruchy konsumenckie w Polsce nie są szczególnie mocne i wyczulone na afery związane z łamaniem praw pracowniczych, to z pewnością nie należy ich lekceważyć. Ponadto możemy zauważyć niewielki, ale istotny wzrost zainteresowania odpowiedzialną i zrównoważoną konsumpcją. Rozumieć przez nią należy podejmowanie przez konsumentów decyzji zakupowych z uwzględnieniem konsekwencji jakie niesie za sobą produkcja, dystrybucja, użytkowanie i utylizacja danego wyrobu dla społeczeństwa i środowiska. Warto pamiętać, że świadomość konsumentów rośnie wraz z rozwojem możliwości nieustannego porównania deklaracji firm z rzeczywistością dzięki internetowi i mediom społecznościom. Wreszcie nie zapominajmy, że polscy producenci dostarczają wyroby lub podzespoły na rynki, na których poziom świadomości klientów nt. zrównoważonej konsumpcji jest wyższy niż w Polsce.

Dla sporej grupy przedsiębiorstw włączenie wymagań spoza kategorii jakości i ceny to działanie zmierzające do minimalizacji ryzyka w łańcuchu dostaw i zarządzania ciągłością działania. Przykładowym ryzykiem może być pożar zakładu w wyniku zaniedbania wymagań ppoż., który spowoduje przerwę w dostawie produktu. Wreszcie dla przedsiębiorstw o ugruntowanej kulturze społecznej odpowiedzialności rzetelne wdrożenie wymagań poza jakościowych w swoim łańcuchu dostaw jest wyrazem postępowania zgodnego z deklarowanymi wartościami.

Jak spełnić wymagania odbiorcy

Ponieważ do większości zasad, o których mówią kodeksy, odnosi się polskie prawo to można przyjąć, że te z przedsiębiorstw, które zidentyfikowały przepisy dotyczące ich działalności i dokładają starań co do ich przestrzegania, nie powinny mieć większych problemów z dostosowaniem się do dodatkowych wymagań odbiorców. Z naszych obserwacji wynika, że największe trudności mogą napotkać przedsiębiorcy przy próbie objęcia nadzorem swoich dostawców i poddostawców, szczególnie jeśli operują poza granicami naszego kraju.

Narzędziem pomocnym w procesie dostosowywania się do dodatkowych wymagań odbiorcy mogą być funkcjonujące w przedsiębiorstwie systemy zarządzania: środowiskowego, bezpieczeństwem i higieną pracy. Dzięki nim przedsiębiorca zyskuje dodatkowe wsparcie w identyfikacji przepisów prawa, ale również nadzorowania zgodności z nimi. Warto również wykorzystać mechanizmy nadzoru nad dostawcami istniejące w systemie zarządzania jakością. Na początek można np. rozważyć włączenie do kryteriów oceny wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego albo bezpieczeństwa i higieny pracy.

W przypadku, kiedy nasz odbiorca zwróci się do nas z prośbą o dodatkowe wymagania nie należy wpadać w panikę. W pierwszym rzędzie należy zapoznać się z wymaganiami i porównać z tymi, które nakłada na nas prawo oraz inni odbiorcy. Potem należy dokonać samooceny spełnienia tych wymagań i przygotować plan dostosowania się do nich. Wiele zależy od dobrej komunikacji, zarówno z odbiorcą jak i z innymi zainteresowanymi stronami. Wdrożenie niektórych rozwiązań może wymagać długotrwałej współpracy z klientem lub grupą klientów. Może okazać się, że zgoda na włączenie do umowy dodatkowych wymagań wynikających z kodeksu dostawców będzie wymagać negocjacji warunków dostaw, by móc sprostać wymaganiom kodeksowym dotyczącym np. organizacji czasu pracy lub wysokości wynagrodzenia za pracę. Istotne jest, aby samooceny nie dokonała jedna osoba, ale zespół osób odpowiedzialnych w przedsiębiorstwie m.in. za zatrudnienie, bezpieczeństwo i higienę pracy, ochronę środowiska, zakupy. I na koniec ostatnia rada – proszę nie czekać do ostatniej chwili z wdrożeniem zasad, których domaga się odbiorca. Nie raz zdarza się, że klient spodziewa się wdrożenia przez dostawcę zasad kodeksu w ciągu roku lub dwóch. Po tym czasie oczekuje przystąpienia do audytu, który przeprowadza samodzielnie lub zleca jednostce audytującej. Lepiej wcześniej uniknąć sytuacji organizacji audytu w ostatnim tygodniu przed wyznaczonym terminem.