W kwietniu 2014 odbył się pierwszy audyt certyfikacyjny na zgodność z wymaganiami Standardu Zarzadzania Partycypacyjnego, przeprowadzony przez TÜV Rheinland Polska. System wdrożony został w Urzędzie Miasta Lublin z pomocą Fundacji Inicjatyw Menedżerskich, która też jest twórcą i właścicielem standardu zarządzania partycypacyjnego. Wiele polskich miast podjęło już decyzję o stworzeniu budżetów partycypacyjnych, angażujących mieszkańców w najbardziej wrażliwą sferę działalności administracji, którą jest zarządzanie publicznymi finansami. Lublin, jako pierwsze miasto poszedł o krok dalej, decydując się na podejście systemowe.

Wprowadzenie Systemu Zarzadzania Partycypacyjnego w urzędach porządkuje i czyni przejrzystymi działania zmierzające do systematycznego budowania społeczeństwa obywatelskiego. W Lublinie, niezależnie od pozytywnego wyniku audytu, system jest dalej rozwijany w kierunku opracowania i wdrożenia budżetu partycypacyjnego miasta. Chodzi o zaangażowanie możliwie, jak najszerszych grup reprezentujących społeczność lokalną, organizacje pozarządowe, środowiska biznesowe oraz inne strony zainteresowane.

Rola zarządzania partycypacyjnego

Fundacja Inicjatyw Menedżerskich opracowała standard, który pomaga wdrażać w kolejnych urzędach różnych szczebli. Według Pawła Prokopa, Prezesa Fundacji Inicjatyw Menedżerskich oraz Roberta Gostkowskiego, Konsultanta - zarządzanie partycypacyjne jest warunkiem niezbędnym dla rozwoju administracji publicznej.

W celu przełamania negatywnej tendencji spadku zaufania do rządzących elit i instytucji publicznych, zdaniem przedstawicieli Fundacji Inicjatyw Menedżerskich - należy jak najszerzej włączać mieszkańców do współdecydowania o ważnych lokalnych sprawach, czyniąc ich jednocześnie za nie odpowiedzialnymi. Mieszkańcy nie powinni być tylko recenzentami decyzji podejmowanych przez władze lokalne, ale współtwórcami rozwiązań służących lokalnym społecznościom.

Partycypacja społeczna budzi wiele emocji, niekiedy obaw, ale częściej nadziei. Rozumiana jest powszechnie jako udział obywateli w podejmowaniu decyzji, zarezerwowanych dotychczas dla administracji publicznej.

Podejście systemowe

Chcąc optymalnie wykorzystać potencjał aktywności obywatelskiej oraz otwartość samorządów na oddolne propozycje, Fundacja Inicjatyw Menedżerskich opracowała standard opisujący System Zarządzania Partycypacyjnego. Fundacja upoważniła TÜV Rheinland Polska, na zasadzie wyłączności, do przeprowadzania audytów potwierdzających prawidłowe zastosowanie standardu w urzędach.

Zdaniem Piotra Chorosia, Kierownika Referatu ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi i Partycypacji Społecznej w Kancelarii Prezydenta Lublina, jest to doskonałe narzędzie do systematycznego rozwoju dialogu obywatelskiego. Wdrożenie Systemu Zarządzania Partycypacyjnego nie zwalnia władz samorządowych z odpowiedzialności za realizowanie zadań publicznych. Stanowi natomiast istotne wsparcie w budowaniu porozumienia społecznego, w wyzwalaniu aktywności społecznej oraz w tworzeniu zaufania w relacjach samorząd - obywatele.

Warunki uzyskania certyfikatu

Efektem wdrożenia systemu powinna być optymalizacja procesu decyzyjnego, poprzez uwzględnienie odpowiedzialnego udziału mieszkańców w wyznaczaniu samorządowych priorytetów rozwojowych oraz wskazywaniu sposobów zaspokajania bieżących potrzeb społeczności lokalnej.

Samorządy decydując się poddać swój system organizacyjny audytowi zgodności z wymaganiami standardu muszą uwzględnić w praktyce funkcjonowania wiele elementów.

Po pierwsze konieczne jest przeprowadzenie diagnozy stanu wyjściowego w zakresie partycypacji (m.in. analiza stanu prawnego, informacje nt. istniejących zespołów doradczych, rad i komisji społecznych, regulacji w zakresie zlecania zadań publicznych, zasad współpracy z NGO i sektorem komercyjnym).

Po drugie samorząd musi opracować i wdrożyć politykę informacyjną i działań promocyjnych, ze wskazaniem korzyści płynących z praktycznego zastosowania zasad partycypacji. Ważne jest także zbudowanie partnerskich relacji i współpracy z jednostkami pomocniczymi samorządu, a także prowadzenie działalności edukacyjnej w zakresie promowania postaw prospołecznych (kompleksowy program edukacji obywatelskiej w szkołach i innych grupach oraz środowiskach społecznych)oraz dbanie o szerzenie informacji na temat partycypacji wśród pracowników.

Samorząd chcąc uzyskać certyfikat powinien także analizować własne działania pod kątem możliwości szerszego stosowania konsultacji społecznych oraz monitorować efektywność zrealizowanych konsultacji.

Istotne będzie także opracowanie i stosowanie zasad partycypacji w dziedzinie kształtowania i realizacji budżetu. A także stwarzanie warunków do wyzwalania i rozwijania postaw sprzyjających otwartości na innowacje w dziedzinie partycypacyjnego procesu podejmowania decyzji (partycypacja w zarządzaniu wewnętrznym).

Aby móc mówić o partycypacji niezbędne jest oczywiście stosowanie zasad przyjmowania, analizowania, weryfikowania i wdrażania pomysłów, propozycji i projektów zgłaszanych przez obywateli. Samorządy powinny także opracować i stosować zasady współpracy z organizacjami pozarządowymi i przedsiębiorcami. Wszystkie te działania powinny być poparte rozwiązaniami z zakresu e-administracji.