Cum se desfășoară un audit social la furnizor – pornind de la exemplul amfori BSCI
Noi oportunități de afaceri, un grad sporit de responsabilitate și conformitate: demonstraţi clienților și partenerilor dumneavoastră de afaceri că acordaţi o atenţie sporită condițiilor de muncă echitabile și sigure și sustenabilității sociale și etice. TÜV Rheinland vă sprijină cu auditarea furnizorilor amfori BSCI, pe măsură ce creați un lanț de aprovizionare responsabil din punct de vedere social.
amfori BSCI este conceput pentru companii care activează pe plan internațional și care lucrează cu furnizori din străinătate. Aceste audituri la furnizori sunt utile pentru companii cum ar fi brandurile de îmbrăcăminte care doresc să își consolideze operațiunile comerciale, atât pe plan intern, cât și în lanțurile lor de aprovizionare. Companiile membre îşi asumă obligația să își desfășoare activitatea în conformitate cu codul de conduită amfori BSCI. Furnizorii trebuie să se asigure că subcontractanții lor respectă de asemenea acest cod de conduită. Respectarea codului este monitorizată prin intermediul unor audituri independente. TÜV Rheinland deține calitatea de membru al acestei inițiative încă de la lansare și dispune de resurse semnificative pe toate piețele relevante, printre care India, China, Bangladesh, Vietnam și Europa de Est.
De exemplu, Andreas Münch, managerul schemei BSCI de la sediul central al TÜV Rheinland din Köln, se asigură că procedurile și chestionarele de audit sunt actualizate permanent, conform cerințelor amfori BSCI. În următorul interviu, interlocutorul nostru explică etapele principale ale unui audit la furnizor amfori BSCI.
Ce este amfori și amfori BSCI?
Cum se desfășoară un audit BSCI la furnizor
1. Solicitarea auditului
Numai furnizorii care colaborează cu un membru al amfori BSCI pot fi auditați conform codului de conduită amfori BSCI. Aceasta înseamnă că, pentru început, clientul trebuie să devină membru și să pună la dispoziție numele tuturor furnizorilor săi. Acești furnizori sunt obligați ulterior să permită efectuarea auditurilor ca o condiție a continuării cooperării cu clientul. Membrul BSCI decide care furnizor trebuie să fie auditat, când urmează să aibă loc auditul și care să fie compania de audit pentru efectuarea serviciului, de exemplu TÜV Rheinland. „Membrul BSCI trebuie să îndeplinească anumite cerințe definite de amfori, de exemplu să stabilească procentajul furnizorilor care urmează să fie auditați şi intervalul de timp", explică Münch. Furnizorii comandă auditul prin intermediul platformei amfori BSCI, iar clientul acestora trebuie să își exprime acordul cu privire la această cerere.
Compania trebuie să fi auditat cel puțin o treime din furnizorii săi în termen de trei ani, iar următoarea treime - în următorii trei ani.
Andreas Münch2. Pregătirea auditului
Furnizorul trebuie să semneze pentru început un acord privind condițiile de desfășurare a auditului. Ulterior, TÜV Rheinland definește detaliile: locația, sistemul de management, categoriile de produse, timpii de lucru și procentajul de vorbitori ai diferitelor limbi, precum și cel între bărbați și femei. La nevoie, sunt angajați translatori. Furnizorii sunt încurajați să realizeze o autoevaluare pe platforma BSCI pentru a se familiariza cu cerințele amfori BSCI și pentru a se pregăti pentru audit. Există trei tipuri de audituri: auditurile anunţate integral (furnizorul este informat cu privire la data auditului), auditurile anunțate parţial (furnizorului i se comunică un interval de 30 de zile în care va avea loc auditul - tipul cel mai frecvent utilizat) și audituri neanunțate. Trimitem furnizorului un plan de audit și o listă cu toate documentele necesare.
3. Auditul on-site la furnizor
Auditul începe cu o ședință de deschidere în care se explică scopul și procedura auditului. Ulterior, auditorii examinează dacă furnizorul respectă cerințele. „Efectuăm interviuri confidențiale cu angajații și managerii, analizăm documente precum procedurile sistemului de management, contractele de muncă, timpul de lucru și înregistrările de salarizare, și comparăm aceste documente cu condițiile de muncă reale. În timpul unei inspecții la sediu, realizăm fotografii ale condițiilor de la faţa locului și ale proceselor de muncă și documentăm rezultatele auditului pe platforma amfori BSCI. Auditul la fața locului durează de obicei între una și trei zile, iar raportul va fi disponibil în termen de două săptămâni de la audit", afirmă Münch. În timpul interviurilor confidențiale cu angajații, auditorii examinează aspecte precum discriminarea, iar pe parcursul vizitei, urmăresc eventuale indicii referitoare la munca prestată de către copii și la lacune în sistemul de securitate în muncă. La final, are loc o ședință de închidere în care se prezintă concluziile auditului.
4. Rezultatele auditului și raportul de audit
Auditorii consemnează abaterile de la cerințele codului de conduită amfori BSCI și solicită furnizorului să semneze acest document. În funcție de nivelul de conformitate constatat, rezultatul auditului poate fi între A (excepțional) și E (inacceptabil). Clienții și furnizorii au acces la rezultatele auditului pe platforma BSCI.
Realizăm fotografii ale condițiilor de la fața locului și ale proceselor de muncă și documentăm rezultatele auditului. Auditul durează aproximativ trei zile.
Andreas Münch5. Auditul de supraveghere - dacă este necesar
În cazul în care auditul a avut ca rezultat un scor C, D sau E, este necesar un audit ulterior pentru a verifica acțiunile corective implementate. „Putem efectua acest audit în funcție de problemele vizate. De exemplu, dacă numai sistemul de protecție împotriva incendiilor necesită îmbunătățiri, ne concentrăm mai mult pe această problemă în cadrul auditului de supraveghere", afirmă Münch. Furnizorul trebuie să realizeze corecțiile necesare în termen de 12 luni. În caz contrar, este necesar un alt audit integral, de urmărire.
6. Re-audit
Un audit complet în conformitate cu standardul amfori BSCI este valabil timp de doi ani. Re-auditul prelungește perioada de validitate cu încă doi ani. Amfori îi încurajează pe membrii și pe furnizorii săi să depășească cerințele minime ale Codului de conduită al BSCI și să își îmbunătățească permanent sistemele și performanțele. Certificări precum GlobalGAP și SA8000 sunt recunoscute de amfori și pot reduce durata și costurile auditurilor amfori BSCI. TÜV Rheinland este partenerul potrivit și pentru acele certificări. „Venim în sprijinul clienților noștri prin audituri periodice pentru a verifica cerințele și modul de implementare a acestor standarde", explică Münch.
