Unser oberstes Ziel auch in der jetzigen Situation ist, Ihr sicherer Partner für Zertifizierungen zu sein. Aktuell gilt es, negative Auswirkungen auf Ihren Zertifizierungsstatus und Ihr Geschäft zu verhindern. Das bedeutet, dass wir im Grundsatz alle Audits im Rahmen der gültigen Akkreditierungsfristen und ursprünglich abgestimmten Planung durchführen, sofern nicht Sachverhalte vorliegen, die eine Ausnahme von dieser Grundsatzregelung erfordern.

TÜV Rheinland wird die Zusammenarbeit mit seinen Kunden den jeweils aktuellen Möglichkeiten entsprechend gestalten, bis wir wieder zu einem normalen Betrieb zurückkehren können. Unser Handeln orientiert sich dabei an den Vorgaben der Akkreditierer und Scheme Owner. Diese haben bereits reagiert und relevante Regelungen und individuelle Vorgaben definiert, die TÜV Rheinland als Zertifizierer zu befolgen hat.

Die wichtigsten Informationen finden Sie in der folgenden Übersicht

• ANAB (ANSI National Accreditation Board)
• BRCGS (British Retail Consortium)
• DAkkS (Deutsche Akkreditierungsgesellschaft)
• FSSC
• IAF (International Accreditation Forum)
• IAQG (International Aeropspace Quality Group)
• IATF (International Automotive Task Force)
• IFS
• IPAC (Instituto Portugues de Acreditacao)

Darüber hinaus halten wir uns strikt an die Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts

• Für die meisten der generischen Zertifizierungsverfahren wie z. B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 27001 können Remote-Auditverfahren eingesetzt werden. Das bedeutet, dass keine Auditierung vor Ort in Ihrem Unternehmen stattfindet, sondern unsere Auditoren per Skype oder Webex Konferenz mit Ihren Mitarbeitern Teile des Auditprogramms abarbeiten.
• Für einige Zertifizierungsverfahren (z.B. IATF16949) sind Remote-Audits nicht zugelassen. Hier gibt es jedoch die Möglichkeit, Auditfristen zu verschieben, ohne dass Zertifizierungen ausgesetzt werden müssen.
• Für einige Zertifizierungsverfahren (z.B. BRCGS) sind zudem weitere Sonderregelungen festgelegt worden.

• Wenn Vor-Ort-Audits nicht rechtzeitig durchgeführt werden können, wird TÜV Rheinland auf Grundlage der von Ihnen eingereichten Informationen und Begründungen entscheiden, ob eine Verschiebung Ihres Audits notwendig und möglich ist.
• Dabei beziehen wir uns auf die definierten Fristen und Regelungen der zuständigen Akkreditierer.
• Bitte beachten Sie, dass für eine Verschiebung eine valide Begründung Ihrerseits zwingend notwendig ist (gilt für Zertifizierungsaudits sowie das erste Überwachungsaudit).
• weiterhin gilt, dass eine Auditverschiebung nur schriftlich (auch per E-Mail) beantragt werden kann. Hierfür sprechen Sie wie gewohnt Ihre TÜV Rheinland Kontaktperson an.
• Wann und wo immer es möglich ist wollen wir Auditausfälle vermeiden.

• Sollte es im Zuge der Durchführung von Remote-Audits zu Abweichungen (Non-conformities) kommen, gilt:
  
  • Bei ‚major non-conformities‘, die im ‚Remote Audit‘ festgestellt wurden, müssen die Korrekturmaßnahmen innerhalb von 3 Monaten nach dem letzten Tag des ‚Remote Audit‘ erfolgen oder, falls erforderlich, während des nachfolgenden Vor-Ort-Audits nachgewiesen werden.
  • Bei ‚minor non-conformities‘, die im ‚Remote Audit‘ festgestellt wurden, müssen der Korrekturplan und die Korrekturmaßnahmen innerhalb von 3 Monaten nach dem letzten Tag des ‚Remote Audits‘ überprüft und akzeptiert werden.
• Wir behalten uns vor, bereits erbrachte Leistungen im Rahmen alternativer Audit-durchführungen, wie z.B. Remote-Anteile, als Teilrechnung abzurechnen.

• Die IAF definiert die Nutzung von ICT (Information and communication technology) zu Audits/ Begutachtungen u.a. für Meetings, die Begutachtung von Dokumenten und Aufzeichnungen sowie die Aufzeichnung von Informationen und Nachweisen.
• Um Ihnen eine schnelle und effektive Lösung bereitzustellen, wird TÜV Rheinland sich bei den ‚Remote Audits‘ auf die Durchführung von virtuellen Meetings beschränken.
• Die virtuellen Meetings werden mit „Skype for Business“ durchgeführt.
• Ein Dokumentenaustausch in Echtzeit bedeutet, dass alle notwendigen dokumentierten Informationen während des Audits eingesehen werden können.
• Für einen reibungslosen Ablauf des Audits wird vorab ein Test durchgeführt
• Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, wird TÜV Rheinland seinerseits einen Ort für das Remote Audit wählen, der Dritten keinen Zugang zu genutzten Daten des Kunden ermöglicht.
• Video- und Audioaufnahmen sind nicht gestattet.
• Nach Rücksprache mit dem Kunden sind Screenshots für die Audit-Dokumentation zulässig.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Remote Audits & ‚Skype for Business‘.

Wir empfehlen ausdrücklich, Audits planmäßig, wenn notwendig remote, durchzuführen. Jede Verschiebung könnte dazu führen, dass im kommenden Jahr mehrere Audits zur Aufrechterhaltung des Zertifikats durchzuführen sind.