Betriebliches Eingliederungsmanagement | Ablauf

Ziel der BEM Maßnahmen ist es, die Arbeitsunfähigkeit der Mitarbeitenden zu überwinden und frühzeitig die Weichen für deren Rückkehr an den Arbeitsplatz zu stellen. Gleichzeitig verfolgt der BEM Prozess das Ziel, einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen, um den Arbeitsplatz erhalten zu können. Dies lässt Ihr Unternehmen von den Kompetenzen und Erfahrungen qualifizierter Fachkräfte langzeitig profitieren.

Betriebliches Eingliederungsmanagement | Ablauf:

1. BEM Einladungsmanagement

Als Unternehmen teilen Sie unserem BEM-Team regelmäßig die Daten von den Mitarbeitenden mit, die das Kriterium für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement erfüllen. Die Beschäftigten erhalten das BEM-Angebot und ggf. ein Erinnerungsschreiben mit Ihrem Firmenbriefkopf per Post nach Hause zugeschickt.

Wir legen eine elektronische BEM-Akte an, in welcher wir die Anschreiben und Rückmeldungen für drei Jahre sicher aufbewahren. Gerne stellen wir Ihnen auch rechtsgültige Musteranschreiben zur Verfügung, um das Einladungsmanagement zu erleichtern. Voraussetzungen hierfür sind die Verschlüsselung des E-Mailversands, eine Vereinbarung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO sowie eine grundlegende Information innerhalb vom Unternehmen über die Auslagerung des BEM Einladungsmanagements.

Reagiert die bei Ihnen beschäftigte Person auf das erste Einladungsschreiben nicht, wird nach Ablauf von zwei Wochen ein zweites Einladungsschreiben verschickt, mit dem Hinweis, dass nach Ablauf drei weiterer Wochen ohne Rückmeldung der Versuch einer Kontaktaufnahme als fehlgeschlagen angesehen wird und dies einen Vermerk in ihrer BEM-Akte beinhaltet. Sie erhalten von uns einen rechtssicheren Abschlussbericht für die Personalakte.

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2. Erstgespräch

Ist die BEM-berechtigte Person mit dem BEM Ablauf einverstanden, wird telefonisch mit ihr Kontakt aufgenommen, um einen Termin mit ihr und ihrer/ihrem zuständigen BEM-Berater:in für das Erstgespräch vereinbart. Wenn Ihr:e Mitarbeiter:in weitere Teilnehmende, bspw. eine:n Vertreter:in der Interessensvertretung oder eine Person des Vertrauens im Gespräch anwesend haben möchte, organisieren wir das auch über unser Team.

Das Erstgespräch verfolgt das Ziel, Ihre:n Beschäftigten über die Ziele, den BEM Ablauf sowie die Art und Weise der Verwendung ihrer bzw. seiner personenbezogenen Daten zu informieren. Dabei sollen mit ihr bzw. ihm auch Fragen zu den Rechten und zum BEM-Verfahren Ablauf geklärt werden. Weiterführende Informationen zum BEM-Gespräch finden Sie hier.

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3. Situationsanalyse

Stimmt die BEM-berechtigte Person nach dem Erstgespräch einer Fortsetzung des BEM-Verfahrens zu und erscheint die Fortsetzung zur Erreichung der gesetzlichen Ziele sinnvoll, erfolgt eine Situationsanalyse.

Die Situationsanalyse dient dazu Informationen von der BEM-berechtigen Person zu erhalten über:

• die betrieblichen Ursachen und Auswirkungen der Erkrankung,
• die hauptsächlichen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit,
• die verbleibenden Leistungspotenziale der/des Beschäftigten,
• die Ziele, Lösungsideen und Perspektiven der/des Beschäftigten.

Bei Bedarf zieht unsere BEM-Plus-Berater:in weitere interne Akteur:innen (z. B. eine fachliche/disziplinarische Führungskraft, die Ausbildungsleitung, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärztin/-arzt) und externe Akteur:innen (z. B. das Integrationsamt oder Rehabilitationsträger) hinzu. Die Einwilligung der/des Beschäftigten zur Beiziehung interner und externer Fachkräfte ist vorab einzuholen.

Das Gesamtergebnis der Situationsanalyse wird der/dem Beschäftigten vorgestellt und gemeinsam mit ihr bzw. ihm erörtert. Ziel ist die Vorbereitung von konkreten Eingliederungsmaßnahmen.

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4. Fallmanagement

Die Maßnahmenplanung beginnt mit der Maßnahmenfindung. Sie gestaltet sich als ergebnisoffener Suchprozess, bei dem alle am BEM Prozess beteiligten Personen Vorschläge unterbreiten können.

Erfolgversprechende Maßnahmen werden mit der/dem Betroffenen besprochen. Danach wird ein verbindlicher schriftlicher Maßnahmenplan im Konsens zwischen Betroffenen und den beteiligten Personen des BEM-Teams festgelegt.

Der Maßnahmenplan mit den einzelnen umzusetzenden Schritten (ausschließlich den Arbeitsplatz betreffenden Maßnahmen) wird der/dem Arbeitgebenden zur Entscheidung vorgelegt. Diese:r hat ihre bzw. seine Entscheidung innerhalb einer vorher vereinbarten Frist mitzuteilen.

Stimmt die/der Arbeitgebende den Maßnahmen nicht zu, kann das Verfahren vorerst nicht weitergeführt werden.

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5. Rückkehr an den Arbeitsplatz

Die am BEM Prozess beteiligten Parteien sorgen für eine faire und konstruktive Umsetzung der im Maßnahmenplan vereinbarten Maßnahmen. Alle Beteiligten sorgen im Rahmen ihrer Zuständigkeit (z. B. Mitbestimmungsverfahren) für die entsprechende Umsetzbarkeit.

Unsere BEM-Plus-Berater:innen koordinieren und kontrolliert die Umsetzung der Maßnahmen und informiert alle Beteiligten über die weitere Planung.

Die Umsetzung der Maßnahmen wird in der BEM-Akte dokumentiert.

Maßnahmenplanung und Fallmanagement als Teil des BEM-Verfahrens

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6. Abschlussgespräch

Nach Ablauf der letzten Maßnahme führen unsere BEM-Plus-Berater:innen mit Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter ein Abschlussgespräch. Sie erörtern die Wirkung der Eingliederungsmaßnahmen und der Maßnahmen zur Sicherung des Eingliederungserfolges.

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7. Anonymer Jahresbericht

Nach Beendigung des BEM-Verfahrens übersenden wir Ihnen einen Abschlussbericht, welcher der Personalakte der BEM-berechtigten Person hinzugefügt wird.

• Wir unterstützen Ihre:n Mitarbeitende frühzeitig, nämlich bereits in der Behandlungsphase, sofern es medizinisch möglich ist.
• Wir koordinieren und terminieren das Erstgesprächs, ggf. auch als Hausbesuch, Besuch im Krankenhaus oder in der Rehaklinik.
• Gesprächsführung und Moderation von Fallkonferenzen:
  Der Vorteil eiens Gesprächs mit unseren BEM-Plus Berater:innen gegenüber einem Gespräch mit Vertreterinnen und Vertretern der Personalabteilung oder der/des direkten Vorgesetzten: Das Gespräch ist frei von Zielkonflikten. Dies wirkt vertrauensbildend und erhöht die Chancen, dass Ihre Mitarbeitenden dem BEM-Verfahren Ablauf zustimmen und sich auch öffnen.
• Wir kümmern uns um das Einbeziehen von erforderlichen Leistungen und Hilfen Dritter (je nach Fall).
• Wir unterstützen Ihre Mitarbeitenden bei der emotionalen Verarbeitung und Bewältigung der Erkrankung und ihrer Auswirkungen.
• Wir beraten bezüglich sozialversicherungsrechtlicher Zusammenhänge.
• Wir überprüfen das private Umfeld der bzw. des Beschäftigen auf zusätzliche Belastungen und organisieren ggf. Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeiten.
• Wir bieten Ihnen einen Zugriff auf unser Netzwerk an internen und externen Expert:innen.
• Wir führen vertrauensvolle Besprechungen mit den Betroffenen über deren Leistungseinschränkungen.
• Wir helfen bei der Entscheidung über die Notwendigkeit einer betriebsärztlichen Stellungnahme und übernehmen ggf. die Abstimmung mit den behandelnden Ärzt:innen.
• Wir bieten allen Beteiligten eine telefonische Erreichbarkeit, auch außerhalb der persönlichen Beratungsgespräche.
• Wir dokumentieren das gesamte Verfahren in einer individuellen digitalen BEM-Akte.