Erfolgreiche BEM Gespräche führen

Wenn die oder der Mitarbeitende Interesse an der Durchführung eines BEM hat, wird gemeinsam ein so genanntes BEM-Erstgespräch (manche nennen es auch unverbindliches Informationsgespräch oder Aufklärungsgespräch) geführt. Dieses Erstgespräch bildet den Grundstein für gegenseitiges Vertrauen. Neben der Aufklärung über BEM, die Freiwilligkeit und den Datenschutz, verschaffen sich unsere BEM-Berater:innen ein erstes Bild von der Situation. Sie beantworten offene Fragen, damit die oder der Mitarbeitende über eine mögliche BEM-Teilnahme entscheiden kann.

Wir haben für Sie zusammengefasst, wie Sie vertrauensvoll ein BEM Gespräch führen, das BEM Gespräch vorbereiten und was beim BEM Gespräch Ablauf zu beachten gilt.

Leistungseinschränkungen oder persönliche Belastungssituationen am Arbeitsplatz sind sensible Themen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden alle Bedenken und Unsicherheiten vertrauensvoll in diesem Erstgespräch ansprechen können.

Konkrete Vorgaben zu BEM Gespräch Ablauf oder einen BEM Gespräch Leitfaden, enthält das Gesetz nicht.

Das Bundesarbeitsgericht hat in verschiedensten Urteilen die Anforderungen der Gesetzgebung konkretisiert

• Regelkonformes Ersuchen der/des Arbeitgebenden um Zustimmung zum BEM mit Hinweisen auf die Ziele, den Zweck und die Freiwilligkeit sowie die möglichen Beteiligten.
• Es muss verdeutlicht werden, dass es sich um ein ergebnisoffenes Verfahren handelt, in das auch die/der Arbeitnehmende selbst Vorschläge oder Anregungen einbringen kann, wie diese Ziele realisiert werden können.
• Aufklärung über Umfang, Verarbeitung und Schutz der hierfür erhobenen und verwendeten personenbezogenen Daten, insbesondere der Gesundheitsdaten.
• Bei der Prüfung, mit welchen Maßnahmen, Leistungen oder Hilfen, eine künftige Arbeitsunfähigkeit möglichst vermieden werden und das Arbeitsverhältnis erhalten bleiben könne, ist jeder denkbare Spielraum möglich und keine vernünftigerweise in Betracht kommenden, zielführende Möglichkeit sollen ausgeschlossen werden.
• Ein BEM nicht lediglich bei lang andauernden Krankheiten geboten sei, sondern auch bei häufigen Kurzerkrankungen nicht ausgeschlossen oder von vornherein überflüssig erscheine, gleiches gilt für die Krankheitsursache.
• Gesetzliche Hilfen oder Leistungen der Rehabilitationsträger im Rahmen eines BEM dürfen nicht übersehen werden. Es muss geprüft werden, ob solche Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen, wobei sodann die entsprechenden Stellen hinzuzuziehen sind.
• Das Arbeitsverhältnis soll möglichst dauerhaft gesichert werden.
• BEM-Berater:in verschafft sich ein erstes Bild über die Leistungseinschränkungen, Ressourcen sowie über die Vorstellungen und Wünsche der/des Beschäftigten.

Zum Abschluss des BEM-Gesprächs kann die oder der Mitarbeitende entscheiden, ob sie/er das Verfahren fortführen möchte. Es ist auch möglich, dass sich aus diesem Gespräch keine Notwendigkeit zur Durchführung eines BEM ergibt und das Verfahren an dieser Stelle beendet wird.

Dieser BEM Gespräch Ablauf zeigt, wie Sie ein erfolgreiches BEM Gespräch führen können.

Teilnehmende BEM Gespräch: Die/der Arbeitgebende und die BEM-berechtigte Person sollten das BEM Gespräch führen. Mit dessen Zustimmung die Schwerbehindertenvertretung, der Betriebsrat bzw. Personalrat, und, wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen in Betracht kommen, die Rehabilitationsträger und/oder das Integrationsamt zu beteiligen.

Phase 1: Begrüßung aller Beteiligten zum BEM-Gespräch

• Für das Kommen der/des Mitarbeitenden bedanken und nach dem Befinden erkundigen.
• Klärung, ob sich alle Gesprächsteilnehmende kennen.
• Ablauf BEM Erstgespräch kurz erklären.
• Sicherlich ist auch ein wenig Zeit für „Small Talk“.
• Informieren über Unternehmensneuigkeiten (vorausgesetzt es ist keine extern teilnehmende Person anwesend).
• BEM Gespräche führen als Hilfsangebot und Chance beschreiben.

Phase 2: Aufklärung über Ablauf BEM Erstgespräch, die Ziele und Grundprinzipien des BEM

• Freiwilligkeit und Selbstbestimmung.
• Aufklärung über Rechte, Datenschutz und Verschwiegenheit.
• Aufklärung, dass bei einer Entscheidung gegen BEM diese nicht begründet werden muss und unmittelbar keine arbeitsrechtlichen Folgen zu befürchten sind.
• Hinweis an Arbeitnehmer:in, dass die Entscheidung schon mittelbare Folgen haben kann, nämlich in einem Verfahren vor dem Arbeitsgericht. Im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung des Arbeitsverhältnisses kann sich der/die Arbeitnehmende nicht darauf berufen, dass ein BEM nach § 167 Abs. 2 SGB IX nicht durchgeführt wurde oder eine leidensgerechte Anpassung des Arbeitsplatzes nicht versucht wurde.
• Aufklärung über Recht auf Beteiligung der Interessensvertretung bzw. bei Vorliegen einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung der Schwerbehindertenvertretung.

Phase 3: „Kleine“ Situationsanalyse

• Klärung der Arbeits- und Gesundheitssituation.
• Fragen nach funktionellen Einschränkungen und Möglichkeiten.
• Erste Einstufung der evtl. notwendigen Maßnahmen nach dem TOP-Prinzip.

Phase 4: Entscheidung zur Fortführung des BEM-Verfahrens und Abschluss des BEM-Erstgesprächs

• Zusammenfassung der besprochenen Aspekte
• Entscheidung der/des Mitarbeitenden über:
  1. die Zustimmung / Ablehnung zum BEM
  2. Einholung einer Erklärung über die vollumfängliche Aufklärung
  3. das schriftliche Festhalten über die getroffene Entscheidung für die BEM-Akte
• Vereinbarung eines Folgetermins bei der Fortführung des BEM-Verfahrens

Ergibt sich nach dem Erstgespräch Unterstützungsbedarf und entscheidet sich die oder der Mitarbeitende für die Teilnahme am BEM, kümmern sich die BEM-Plus-Berater:innen im Rahmen einer Situationsanalyse um eine solide Informationsbasis nach dem TOP-Prinzip.

Dazu gehört bspw.:

• das Erfassen der technischen, räumlichen, organisatorischen Arbeitssituation, die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kolleg:innen,
• die Selbsteinschätzung der/des Beschäftigten zur Tätigkeit, den Arbeitsbedingungen und (möglichen) Auswirkungen auf die Gesundheit,
• manchmal eine Untersuchung bei der/dem Betriebsarzt/-ärztin,
• die Klärung, wie der Arbeitsplatz umgestaltet werden kann, um die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu ermöglichen und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen,
• manchmal weitere Hilfen und Angebote, für die das private Umfeld mobilisiert werden kann.

Nach der Situationsanalyse planen unserer BEM-Plus Berater:innen mit der oder dem Mitarbeitenden und dem BEM-Team die erforderlichen Umgestaltungsmaßnahmen. Nichts darf an der BEM-bereichtigen Person vorbeigehen oder gegen deren Willen passieren. Sie soll an der Planung teilhaben und sie beeinflussen können. Grundsätzlich gilt: Alle Beteiligten sollten hinter den Lösungen stehen und sie unterstützen, d.h. Maßnahmen sollten einvernehmlich getroffen werden.

Auch beim Umsetzen der Planung kommt es maßgeblich auf die Beteiligung der Mitarbeitenden an. Deren Erfahrung am Arbeitsplatz und deren Expert:innenwissen in eigener Sache sind gefragt. Denn in der Regel wissen sie gut darüber Bescheid, was der Arbeitsfähigkeit und der Aufgabenbewältigung dient. Manchmal sind Maßnahmen erforderlich, die ungewöhnlich und neu sind, die zunächst vielleicht verunsichern. Dann gilt es, zu beraten und zu überzeugen. Alle Beteiligten sollten sich am Ziel orientieren, die Arbeitsfähigkeit zu sichern, niemanden zu überfordern, aber auch keine Chancen ungenutzt zu lassen.

Die Maßnahmen wurden umgesetzt. Wenn alle Beteiligten übereinstimmen, dass zur Überwindung der Arbeitsunfähigkeitszeiten alles Mögliche unternommen wurde, kann das BEM-Verfahren beendet werden.

Als Partner entlasten wir Sie bei der betrieblichen Eingliederung Ihrer Mitarbeitenden.

Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Beraterinnen und Berater mit verschiedenen Sozialversicherungsträgern und unserer engen Kooperation mit den Bereichen Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und ABO-Psychologie.

Was unser BEM-Plus-Team für Sie übernehmen kann:

• Einladungsmanagement
• Unternehmensweite Durchführung des BEM-Verfahrens (Vorbereitung BEM Gespräch, Durchführung des Erstgesprächs und ggf. notwendiges Fallmanagement)
• Unterstützung bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung BEM
• Implementierungsworkshop auf Prozessebene
• Grundlagenschulungen BEM
• Erstellung von rechtskonformen Anschreiben
• Prozessanalyse des derzeitigen BEM-Verfahrens
• Aufbau eines BEM im Unternehmen als Managementsystem